Gmailのメール整理と自動振り分け
今までGmailを利用していて、フィルタや自動振り分けを使っていなかった。今回、設定を見直したら、驚くほど使いやすくなった上にメール整理もできたので忘れないうちに手順をメモしておく。
今回はPCの、Google Chromeで設定する。
振り分けに使う機能
カテゴリ
カテゴリとは、Gmailが自動で振り分けてくれるメールフォルダのようなものである。例えば、「ソーシャル」「プロモーション」「メイン」「新着」「フォーラム」がある。カテゴリは新規に増やせない。
後で説明するフィルタで振り分けができる。 また、ひとつずつ手動で設定することも可能。
ラベル
ラベルとはメールにつけるタグのようなものである。1つのメールに複数のタグ付けが可能である。ラベルは任意の名前を付けて新規に増やしていくことができる。
これも、振り分けができる。また、手動でラベルをつけることも可能。
検索
上部に検索バーがある。このバーにある矢印をクリックすると、検索条件を設定できる。
送信者のメールアドレスや件名、含まれるキーワードで検索が可能になっている。
検索で使える検索演算子について
検索で複数の条件を使いたいときに便利なのが検索演算子だ。以下はGmailのヘルプへのリンクだが、簡潔でわかりやすい。
自動振り分けの手順
①振分けたいメールを検索する。うまく検索できたら、フィルタを作成する。フィルタは検索の左隣にある。
②検索条件に合ったメールが届いたときにどうするか、指定する。
ここでカテゴリやラベル付けが設定できる。一番下の行にチェックを入れると、既に受信してあるメールについても同じように設定することができる。
③フィルタ作成ボタンを押す。
フィルタを編集したいとき
同じラベルやカテゴリに置きたいフィルタはまとめるとスッキリする。検索演算子を使ってまとめておくと、後で整理するときにもわかりやすい。
①設定を開く
②「フィルタとブロック中のアドレス」をクリック
③今までに設定したフィルタの一覧が表示されるので。編集をクリック
④振り分けるときのように設定し、フィルタを更新する。